Free seating: Fordele og ulemper

Når medarbejderne sjældent er på kontoret samtidig, kan det være en god idé at ændre på måden, man organiserer sig på kontoret. Free seating er en løsning, som hybridorganiserede arbejdspladser ofte bruger. Den drejer sig om, at medarbejdere ikke har faste pladser, men frit kan sætte sig på den plads de vil.

- Når virksomheder indfører free seating, reducerer de typisk antallet af kontorpladser. Det kan skabe mere plads, give besparelser og understøtte nye arbejdsformer, men løsningen giver også en række udfordringer, du skal forholde dig til som leder, siger lektor Maisa Larsen dé Martino fra forskningsprojektet Ledelse af hybride arbejdspladser på Cphbusiness.

Her fremhæver hun nogle af løsningens mest markante fordele og ulemper.

Fordele

• Skaber mere plads til mødelokaler
  Når virksomheder reducerer antallet af kontorpladser, giver det plads til flere og bedre mødelokaler. Det er der behov for på den hybridt organiserede arbejdsplads, hvor formålet med at komme ind på kontoret ofte er at holde møder.
• Sparer ressourcer
  Når du reducerer antallet af kontorpladser, reducerer du også mængden af udstyr i form af skriveborde og skærme. Du sparer på bygninger, vedligeholdelse og varme. Og det giver økonomiske besparelser for virksomheden.
• Mere attraktivt at møde ind til et kontor, der ikke virker tomt
  Beholder virksomheden det samme antal kontorpladser som inden, medarbejderne begyndte at arbejde hybridt, kommer mange stole til at stå tomme. Så kan kontoret virke tomt og spøgelsesagtigt, hvilket er mindre attraktivt for medarbejderne at møde ind til.
• Giver mulighed for at knytte bånd og dele viden på tværs
  Når du ikke har den samme kollega ved siden af dig hver dag, er der mulighed for at lære andre at kende. Det kan styrke sammenholdet, samarbejdet og videndelingen på tværs af afdelingen.

Ulemper

• Mange foretrækker faste pladser
  Nogle trives i at sidde ved siden af andre kolleger end normalt, men mange er faktisk glade for at have faste pladser.
  For personer, som er introverte, kan det fx være utrygt og udfordrende ikke at vide, hvem de skal sidde ved siden af, spise frokost og smalltalke med.
  Nogle skal bruge ekstra energi på at forholde sig til en anden placering i rummet. Nogle foretrækker en plads, som de selv har indrettet med fx deres egne skriveredskaber, dokumenter og billeder af familien.
  Og for personer med særlige behov for faste rammer og strukturer, kan det endda skabe stress.
• Medarbejderne ved ikke, hvor deres kollegaer er
  Uden faste pladser kan det være svært at finde ud af, hvor en specifik kollega er. Særligt hvis kollegaen af og til arbejder hjemme, så man kan være i tvivl om, hvorvidt personen overhovedet er mødt ind.
  På nogle arbejdspladser løser de problemet ved, at alle giver en melding på teams eller skriver, hvor de er, i Outlook-kalenderen. Men det kræver tilvænning og meget dialog.
• Dilemma omkring lederens deltagelse
  Lederen bør som udgangspunkt være en del af free seating-ordningen. For hvis du har promoveret free seating som en god løsning, sender det forkerte signaler, hvis du altid sætter dig ved det samme skrivebord.
  Men når lederen også skifter plads, kan det skabe nogle udfordringer, da ikke alle medarbejdere er trygge ved at sidde op og ned ad lederen – nogle kan fx føle sig overvåget.
  Derfor er det vigtigt, at du som leder har en dialog med medarbejderne og inddrager dem i løsningen, og at I også har en dialog om dine rammer for free seating.
• Det tager lang tid at gøre klar til at arbejde
  Der bliver brugt meget arbejdstid på at finde en plads, sætte arbejdsstationen op, tilpasse skærme og borde og rydde bordet efter endt arbejdsdag. Tænk derfor over, hvad free seating koster i mistet arbejdstid i forhold til besparelsen på bygninger, opvarmning og elektricitet.

Er free seating den bedste løsning for jer?

Tag dialogen med medarbejderne, om hvorvidt free seating er en god idé i jeres afdeling. Måske er alle med på den, eller måske er løsningen, at nogle har en fast plads, mens andre frit kan vælge?

Det kommer helt an på medarbejderne og afdelingen.

Om forskningsprojektet

Den hybride arbejdsform giver både muligheder og udfordringer i danske virksomheder.

I forskningsprojektet "Ledelse af hybride arbejdspladser" undersøgte Cphbusiness, hvordan man bedst leder i den nye kontekst, hvor medarbejdere og ledere veksler mellem hjemmekontoret og skrivebordet på arbejdspladsen.

Formålet med projektet var at udvikle guidelines og metoder, der gør det nemmere for ledere at etablere, udvikle og lede en hybrid arbejdsplads i samarbejde med medarbejderne.

Projektet løb fra 1. januar 2022 - 1. februar 2023.

Holdet bag forskningsprojektet og artiklens kilder er lektor Maisa Larsen dé Martino, lektor Helene Spliid og adjunkt Martin Juhl Mikkelsen fra Cphbusiness.

Læs mere om projektet "Ledelse af hybride arbejdspladser"