Leder på en hybrid arbejdsplads: Tre fælder, du skal undgå

Den hybride arbejdsform er blevet populær, men kan også skabe nye udfordringer for ledere. Her er tre typiske fælder og råd til, hvordan du undgår dem.

21. september 2022

Under nedlukningerne blev det tydeligt, at mange arbejdsopgaver kan klares hjemmefra, uden at kvaliteten falder. Derfor er flere arbejdsgivere i dag fleksible i forhold til, om medarbejderne skal møde ind på kontoret. Og mange arbejdspladser er blevet mere eller mindre hybride.

- Den nye arbejdsform har sine fordele. Men når medarbejderne sjældent er samlet, og nogle foretrækker hjemmekontoret, skal ledere tage stilling til en række nye udfordringer, som kan være svære at navigere i, siger lektor Maisa Larsen dé Martino fra Cphbusiness, som er projektleder på forskningsprojektet "Ledelse af hybride arbejdspladser".

Hun fremhæver tre fælder, som ledere typisk kan falde i:

1. Du glemmer dem derhjemme

Nogle ledere på hybride arbejdspladser har medarbejdere, som de kun sjældent ser eller er i kontakt med. Måske løser medarbejderen en række opgaver hjemme. Eller måske er medarbejderen på kontoret de dage, hvor lederen arbejder hjemme.

- Selvom opgaverne bliver klaret, er det vigtigt, at du som leder er opsøgende og tilgængelig. Du kan hurtigt komme til at glemme at kontakte dem, der arbejder hjemme, og det kan gå ud over jeres relation. Og du kan miste fornemmelsen for, hvordan medarbejderen har det, siger Maisa Larsen dé Martino.

  • Planlæg, hvornår du kontakter

    - For nogle ledere kan det være en fordel at strukturere, hvornår de opsøger dem, der arbejder hjemme. Lav eventuelt nogle faste aftaler i din kalender for, hvornår du vil tjekke ind. På den måde undgår du at glemme dem i en travl hverdag.

  • Fortæl, at du vil være opsøgende

    - Det er en god idé at fortælle dine medarbejdere, at du planlægger at være mere opsøgende. Fortæl, at du gerne vil have en bedre føling med, hvordan de har det derhjemme, og holde dem opdateret om, hvad der sker i organisationen eller afdelingen. Mange tror, at hvis lederen ringer, så er der er noget galt eller en ny opgave – derfor skal de ofte vænne sig til, at du bare tjekker ind en gang imellem.

  • Vær tilgængelig i et fast tidsrum

    - Som leder kan du booke et bestemt tidspunkt i kalenderen, hvor du er tilgængelig online og fysisk, så medarbejderne kan kontakte dig med både stort og småt. Det kan nemlig også være et problem, når medarbejdere på hybride arbejdspladser ikke ved, hvornår de kan få fat på lederen.

2. Du får ikke dem, der deltager hjemmefra, i spil til møder

Når nogle medarbejdere er online og andre er fysisk til stede, kræver det nogle særlige kompetencer at styre et møde. Og mange ledere formår ikke at få dem, der arbejder hjemme, i tale til de hybride møder.

- Ofte er det nemmere for medarbejderne at tage ordet, når de sidder med ved bordet, end når de er med på skærmen. Derfor ender det af og til med, at de hjemmearbejdendes perspektiver og holdninger ikke bliver hørt, og at de kan føle sig overset, fortæller Maisa Larsen dé Martino.

  • Øv dig – og planlæg nogle spørgsmål på forhånd

    - Det lyder simpelt, men det hjælper at øve sig i at huske dem på skærmen. Det kan desuden være en fordel, at du inden mødet planlægger et eller flere spørgsmål til hver af dem, der er med online, og sørger for at få dem bragt i spil, inden der går for lang tid af mødet, så medarbejderne også får et ansvar og en stemme i rummet.

  • Få en anden til at være mødestyrer

    - Til team- eller personalemøder er det sjældent en god idé, at lederen er mødestyrer. Og under de hybride møder er det faktisk ekstra vigtigt at uddelegere rollen som mødestyrer til en anden. Sørg derfor for at have en mødestyrer, som blandt andet har til opgave at inddrage dem, der er med online.

  • Lad skærmen være en del af mødets opsætning

    - Helt lavpraktisk hjælper det, at I er opmærksomme på, hvor I stiller skærmen ved det hybride møde. Lad den være en central del af mødets opsætning, så den bliver lige så vigtig som de deltagere, der er fysisk til stede. Nogle kommer til at stille skærmen et sted, hvor medarbejderen har udsigt til kollegaernes rygge eller stole, og hvor de andre deltagere måske glemmer, at den er med.

3. Du tager ikke dialogen om fremmøde

Nogle foretrækker at klare sine opgaver hjemmefra. Men der kan være en række fordele ved fysisk fremmøde, som gør det hensigtsmæssigt, at medarbejderne møder ind af og til. Fx at fremmøde styrker fællesskabet med kollegaerne og tilknytningen til arbejdspladsen.

- Mange ledere har svært ved at tale om fremmøde kontra hjemmearbejde, fordi de blander sig i noget, som i nogles øjne er blevet en privat sag. Men det er vigtigt at tage dialogen, om hvordan du foretrækker, at det bliver gjort i jeres afdeling, siger Maisa Larsen dé Martino.

Ofte venter lederen på, at der kommer nogle retningslinjer fra topledelsen om, hvordan hjemmedage og kontordage skal fordeles.

- Men så bliver det en "one size fits all"-løsning, og det er ikke altid hensigtsmæssigt, siger Maisa Larsen dé Martino.

  • Læg en plan sammen – med udgangspunkt i opgaverne

    - I stedet for en direkte opfordring eller et påbud om at møde ind, er det en god idé at tage snakken med udgangspunkt i personens opgaver. Hvad egner sig bedst til hjemmekontoret, og hvornår kan medarbejderen med fordel møde ind? Planlæg sammen, hvor næste uges opgaver skal klares. Så kan du også argumentere for, hvorfor du fx mener, det kan hjælpe at være til stede og få sparring fra kollegaer eller ledere. Ledelse af hybride arbejdspladser kræver mere ledelse og dialog – og det kræver tilvænning.

  • Tal om værdien ved fremmøde

    - Hvis medarbejderens opgaver bliver løst lige så godt hjemme som på kontoret, kan det være effektivt at fortælle om den faglige og sociale værdi, det skaber at mødes. Vær god til at fortælle historierne og derigennem styrke fortællingen om, hvad I får ud af at være sammen i afdelingen.

Om projektet "Ledelse af hybride arbejdspladser"

  • Forsknings- og udviklingsprojektet Ledelse af hybride arbejdspladser løber fra 1. januar 2022 - 1. februar 2023.
  • Projektet har blandt andet indsamlet data ved kvalitative interviews med ledere og medarbejdere i virksomhederne Novo Nordisk, DK TV og Nordania Leasing.
  • Formålet med projektet er at udvikle guidelines og metoder, der gør det nemmere for ledere at etablere, udvikle og lede en hybrid arbejdsplads i samarbejde med medarbejderne.

 

Kontakt projektlederen
Maisa Larsen dé Martino
Lektor
+45 3615 4773